Actieve openbaarmaking:
Wees voorbereid!

Zoals u vast wel weet is sinds 1 mei 2022 de Wet open overheid in werking getreden. Net als in de Wet openbaarheid van bestuur kan men informatie opvragen van de overheid, die overheden in de regel geanonimiseerd openbaar zullen moeten maken. Maar, de insteek van de Woo is veranderd ten opzichte van de Wet openbaarheid bestuur (Wob): de Woo kent namelijk een actieve openbaarmakingsregeling. Dat betekent dat overheden deze informatie uit eigen beweging openbaar moeten maken. Artikel 3.3 van de Woo is echter nog niet in werking getreden, dat zal nog een later moment moeten gebeuren. Om goed voorbereid te zijn geeft DataMask alvast een overzicht.

apply

Verplichte informatiecategorieën:

De categorieën waarvoor actieve openbaarmaking geldt zijn dus terug te vinden in artikel 3.3 van de Woo. Een aantal belangrijke voorbeelden, met name voor de gemeentepraktijk, van deze verplichte informatiecategorieën zijn:

  • bij de gemeenteraad ingekomen stukken die daadwerkelijk aanleiding geven tot behandeling in de raad;
  • vergaderstukken en verslagen van de gemeenteraad, tenzij krachtens de Gemeentewet anders is bepaald;
  • agenda’s, besluiten en besluitenlijsten van vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders;
  • convenanten, beleidsovereenkomsten en andere soortgelijke afspraken van een bestuursorgaan met een of meer wederpartijen;
  • beslissingen over uitgaven hoger dan € 250.000; en
  • Woo-verzoeken en de daarop genomen besluiten en, behoudens bij gehele afwijzing, de daarbij verstrekte informatie.

Naast de hiervoor genoemde voorbeelden zijn ook andere categorieën in de Woo opgesomd waarvoor de actieve openbaarmakingsplicht geldt. Deze opsomming in de Woo is echter niet limitatief. Daarnaast maakt de regeling tussen enkele categorieën die verplicht, zonder belangenafweging openbaar gemaakt moet worden en een lange lijst van categorieën van informatie die openbaar gemaakt moet worden tenzij een uitzondering die staat in artikel 5.1 en artikel 5.2 Woo van toepassing is.

Op grond van deze tweede lijst moeten bijvoorbeeld in beginsel alle beschikkingen actief openbaar worden gemaakt. De Woo voorziet vervolgens voor de categorie (beschikkingen) echter in tal (21!) van uitzonderingen. Het zal (zeker in het begin) niet altijd makkelijk zijn om te bepalen welke informatie op basis van deze artikelen openbaar gemaakt moet worden. Daarnaast kan op basis van artikel 3.3a Woo ook nog informatie openbaar gemaakt worden door het op te nemen in een elektronisch raadpleegbaar overzicht.

Welke termijn geldt er voor actieve openbaarmaking?

Als het bestuursorgaan de informatie uit zichzelf openbaar moet maken dan geldt er een zeer korte openbaarmakingstermijn van twee weken na ontvangst of vaststelling van de informatie. De gedachte achter deze korte termijn is dat de werkprocessen van een bestuursorgaan zo moeten worden ingericht dat bij het voorbereiden al rekening kan worden gehouden met eventuele uitzonderingen. Zodoende wordt er voldoende openheid geboden maar tegelijkertijd kunnen persoonsgegevens conform de AVG worden beschermd. In een aantal gevallen schrijft de Woo overigens een alternatieve openbaarmakingstermijn voor. Voor bestuurlijke sancties in het omgevingsrecht geldt bijvoorbeeld dat die niet openbaar hoeven te worden gemaakt dan nadat deze onherroepelijk zijn geworden.

Hoe kan DataMask u hierbij helpen?

Door deze nieuwe bepaling en de relatief korte termijn die de Woo u als bestuursorgaan biedt, moet u altijd gereed zijn om documenten te anonimiseren. De anonimiseringssoftware van DataMask kan u hier goed bij helpen. Ons systeem is gericht op klantvriendelijkheid en zo ingericht dat iedereen er mee kan werken. Door het toepassen van kunstmatige intelligentie worden teksten geanalyseerd en worden persoonsgegevens in allerlei soorten documenten herkend. Dat betekent niet alleen namen, maar ook adressen, telefoonnummers, IBANs, e-mailadressen etc. Zo heeft DataMask een aantal handige functies die het proces van anonimiseren makkelijker maken.

Hieronder wordt een aantal van deze functies uitgelegd:

Black & white-listing:

Deze functie kan worden toegepast om uit te sluiten dat bepaalde data in documenten worden geanonimiseerd (white-listen) of juist te garanderen dat bepaalde data in documenten wordt geanonimiseerd (black-listen).

Grondslag & legenda:

U kunt grondslagen toevoegen die uw beweegredenen om tot anonimiseren over te gaan onderbouwen. De toelichting hierop wordt vervolgens toegevoegd aan het document of set van documenten. Als grondslag kan bijvoorbeeld artikel 10 lid 2 onder f van de WOB worden aangeklikt, het belang van openbaarmaking weegt niet op tegen belang van de geadresseerde.

Daarnaast kan functie om grondslagen toe te voegen ook worden ingezet om “rollen” toe te kennen aan bepaalde gemaskeerde vlakken. Zodoende kan de persoonsnaam van bijvoorbeeld een aanvrager worden geanonimiseerd maar door middel van een verwijzing via de legenda kan duidelijk worden gemaakt dat het hier steeds om de “aanvrager” gaat.

Tussentijds opslaan:

Gebruikers kunnen een (groot) document tussentijds opslaan en later verdergaan met behoud van de uitgevoerde handelingen. Bewaartermijnen (voor het later voortzetten van de werkzaamheden) worden in samenwerking met u vastgesteld en gehanteerd.

Multi-document:

In het kader van bijvoorbeeld een WOO-verzoek heeft u de mogelijkheid om meerdere documenten in één keer te anonimiseren. De documenten worden achter elkaar gezet binnen de omgeving van DataMask en anonimiseren van bijvoorbeeld een naam kan worden toegepast op alle onderliggende documenten. Bij het afronden van het document heeft u de mogelijkheid om de set van documenten als één pdf op te slaan of alle documenten afzonderlijk als pdf op te slaan.

Sam
Sam Visser
Junior jurist