Anonimiseren uitbesteden

Laat uw (omvangrijke) anonimiseringsklus uitvoeren door onze specialisten

Documenten laten anonimiseren

De standaard anonimiseringssoftware (SaaS) van DataMask stelt uw organisatie in staat om zelf documenten op een snelle en gebruiksvriendelijke manier te anonimiseren. Maar wat als u daarvoor – misschien tijdelijk of zelfs structureel - niet genoeg medewerkers beschikbaar hebt?

Ook dan heeft DataMask dé oplossing voor uw anonimiseervraagstuk: Anonimiseren-as-a-Service (AaaS)! Een bewezen en vertrouwde oplossing voor tientallen overheidsorganisaties met inmiddels meer dan een miljoen door DataMask geanonimiseerde pagina’s.

Het uitbesteden van anonimiseeropdrachten kan vanaf enkele pagina’s tot wel honderdduizenden pagina’s. DataMask heeft de capaciteit en ervaring om de documenten, binnen een vooraf met u besproken termijn en conform het gegeven wetgevingskader te laten anonimiseren door onze eigen medewerkers. Zij hebben allemaal de juridische achtergrond die nodig is om de juiste afwegingen te maken, uiteraard volledig in lijn met uw eigen anonimiseerinstructies.

Anonimiseren in de veilige omgeving van DataMask

Bij het gebruik van onze AaaS-dienstverlening anonimiseren onze medewerkers uw documenten binnen dezelfde beveiligde omgeving als waarin uw eigen medewerkers werken. Heeft u nog geen DataMask-licentie dan komen we eerst, zoals de AVG verplicht stelt, een verwerkersovereenkomt overeen. Daarin is opgenomen dat de verwerkingsactiviteit plaatsvindt binnen een ISO27001 gecertificeerde serveromgeving, uitsluitend gevestigd in Nederland. Onze medewerkers zijn allen gehouden aan strikte geheimhouding en in het bezit van een VOG. Het digitale transport van de documenten is bovendien beveiligd middels het SSL-encryptieprotocol.

Anonimiseren volgens heldere protocollen

Het verwerken van bijvoorbeeld Woo-verzoeken is voor gemeenten en andere overheden vaak een tijdrovende en kostbare aangelegenheid. U kunt de expertise van DataMask inschakelen om documenten te anonimiseren volgens uw richtlijnen en protocollen, tegen een vooraf met u overeengekomen prijs per pagina. Het inzetten van gekwalificeerde medewerkers van DataMask levert uw organisatie een groot aantal voordelen op:

Geschikte software

De DataMask anonimiseersoftware maakt het proces van anonimiseren aanzienlijk eenvoudiger en efficiënter. De output voldoet aan de eis van onomkeerbaarheid én is PDF-A / PDF-UA conform, zodat uw publicatie ook aan de toegankelijkheidseisen voldoet.


Juridische expertise in huis

Naast de geschikte softwarematige oplossing beschikt DataMask over de nodige juridische kennis om het complete proces van anonimiseren in goede banen te leiden. Vooraf stemmen wij de regels met u af en in sommige gevallen werken onze juristen daarbij samen met uw organisatie, wanneer een 4-ogen principe is gewenst.

Altijd beschikbaar

DataMask is altijd beschikbaar voor uw anonimiseeropdrachten. Dat kan als er sprake is van een bijzondere tijdsdruk, een groot of juist klein aantal bestanden die moeten worden geanonimiseerd, of wellicht heeft uw organisatie juist behoefte aan juridisch inzicht of ondersteuning. Onze afdeling deelt graag haar expertise met u.

Heldere afspraken met elkaar

Proces van anonimiseren uitbesteden

Om tot het gewenste eindresultaat te komen is het belangrijk om duidelijk in beeld te krijgen welke stappen we tijdens het proces zullen moeten doorlopen met elkaar.

anonimiseren uitbesteden
  • Stap 1

    Ontvangen van uw bestanden

    Voor het ontvangen van uw documenten kent DataMask verschillende mogelijkheden. Zo kunt u ons toegang verschaffen tot een fileshare omgeving of stellen wij u een veilige omgeving beschikbaar om uw bestanden naar te uploaden. U hoeft geen conversies te doen, alle documenten mogen in een origineel bestandsformaat worden geüpload.

  • Stap 2

    Inventariseren van de opdracht

    Na ontvangst van de documenten zal DataMask deze in zijn geheel door de software laten analyseren. Behalve het herkennen van de verscheidenheid aan documenten is het nodig dat we de ontvangen documenten doorzoekbaar maken (indien de documenten geen eigen tekstlaag bevatten). Er zijn twee belangrijke conclusies die we kunnen trekken na de inventarisatie: het aantal pagina’s (omvang van de opdracht) en de complexiteit. De conclusies bespreken we bij de volgende stap.

  • Stap 3

    Maken van anonimiseerafspraken

    Het is cruciaal dat we gezamenlijk de wijze van anonimiseren afstemmen voordat we met de volgende stap - het daadwerkelijk anonimiseren - starten. Mogelijk zijn er specifieke afspraken nodig, vanwege de aard van het Woo-verzoek. Of zijn er uitzonderingen van toepassing (bijvoorbeeld vanwege verkregen toestemming) en moet er naast anonimiseren ook een inventarislijst opgesteld worden. Al de verschillende beschikbare functionaliteiten van de DataMask software worden besproken en we leggen vast wat u van de output verwacht.

  • Stap 4

    Anonimiseren en controleren

    Bij deze stap gaan de DataMask medewerkers voor u aan de slag. De werkzaamheden worden volgens de gemaakte afspraken uitgevoerd en daarna volgens het 4-ogen principe gecontroleerd door een tweede medewerker van DataMask. Als een controle door uw eigen medewerkers is afgesproken stellen we de documenten voor de afronding nog beschikbaar. Dit is bijvoorbeeld handig om de toegepaste uitzonderingsgronden van de Woo te bevestigen.

  • Stap 5

    Oplevering van uw geanonimiseerde documenten

    DataMask levert uw documenten vervolgens op in aparte doorzoekbare PDF-A Bestanden, met een duidelijke oplevernotitie. Na afstemming van de anonimiseerafspraken hanteert DataMask een levertermijn van 5-7 werkdagen, tot 10.000 pagina’s per opdracht. Is er sprake van spoed dan kunnen wij hiervoor in overleg uiteraard ook een oplossing bieden. Daarnaast behoren ook zeer omvangrijke opdrachten tot de mogelijkheden, daarbij spreken we normaal gesproken een afwijkende levertermijn af.

  • Stap 6

    Automatisch bewaar- en vernietigingsbeleid

    DataMask zorgt na uw akkoord van de oplevering, middels een geautomatiseerd proces, voor een veilige en definitieve vernietiging van de ontvangen en opgeleverde bestanden. Zo bent u er zeker van dat deze kopieën niet langer op onze omgeving staan en houden we ons aan de AVG principes rondom opslagbeperking en dataminimalisatie!