De implicaties van de Wkpb voor gemeenten

In 2007 werd de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken (Wkpb) ingevoerd. Het voornaamste doel van Wkpb was het verbeteren van de registratie en raadpleging van beperkingen van de overheid (publiekrechtelijke beperkingen). Hiermee zouden kopers en eigenaren gemakkelijker inzicht moeten krijgen in de beperkingen die voor een stuk grond of het daarop rustende gebouw gelden. Besluiten van de rijksoverheid, de provincies, waterschappen en gemeenten kunnen beperkingen leggen op een perceel, huis of gebouw. De beperkingen die zijn opgelegd door het Rijk, de provincies en de waterschappen zijn te raadplegen via een kadastraal bericht, aan te vragen bij het Kadaster. De gemeentelijke beperkingsbesluiten zijn hier echter niet te raadplegen en moeten bij de desbetreffende gemeente opgevraagd worden.

Na circa tien jaar hebben betrokken geconstateerd dat deze vorm van de Wkpb nooit tot wasdom is gekomen. Op initiatief van de gemeenten, het Kadaster en het ministerie van BZK is het project Beter Kenbaar gestart, die een verbetering van de dienstverlening, een modernisering van de registratie en de aanlevering van de publiekrechtelijke beperkingen beoogd. De voornaamste wijziging die het project voorziet is het centraliseren en digitaal beschikbaar stellen van alle informatie over beperkingen. Alle informatie zal vanaf januari 2021 beschikbaar moeten zijn bij één loket; de Basisregistratie Kadaster (BRK). Op dit moment hebben alle gemeenten nog steeds een registrator met een beheersysteem. In 2018 heeft het Kadaster een definitiestudie laten uitvoeren, waaruit bleek dat de gemeenten de huidige situatie als suboptimaal ervaren. Men wil toewerken naar een model waarin gemeenten hun data aan een collectieve voorziening leveren, het BKR. Gemeenten mogen zelf een aanlevervariant kiezen die hen het beste past. Het Kadaster gaat deze aanlevering faciliteren via een collectieve beheervoorziening in de vorm van een webapplicatie. Gemeenten zullen dus een kopie van hun beperkingsbesluiten moeten inschrijven in de openbare registers van het Kadaster. Tussen 1 april 2020 en 31 december 2020 moeten gemeenten alle beperkingsbesluiten aanleveren aan het Kadaster. 2020 wordt gezien als overgangsjaar voor gemeenten, waarna zij in 2021 volgens de nieuwe werkwijze moeten opereren. In dit transitiejaar moeten gemeenten een aantal stappen nemen, om te kunnen komen tot een goed werkbare Wkpb. Dit houdt onder andere in dat alle brondocumenten van besluiten verzameld moeten worden, om deze vervolgens geschikt te maken voor de openbare registers. Privacy-proof wordt hierbij als absolute voorwaarde gesteld. Bij dit laatste aspect willen we in de rest van dit artikel stilstaan; want wat wordt hier precies mee bedoeld?

 

Verzamelen van brondocumenten

Voordat brondocumenten aan het Kadaster kunnen worden aangeleverd, moeten eerst alle besluiten verzameld worden. De wijze waarop dit gebeurt kan per gemeente verschillen. Zo hebben sommige gemeenten alle brondocumenten digitaal beschikbaar gesteld, maar zijn er ook gemeenten die de brondocumenten in een papieren archief bewaren. Hierdoor zullen de benodigde inspanningen om de documenten beschikbaar te stellen, sterk verschillen per gemeente. Ook hebben gemeenten nog diverse vragen over de eisen die worden gesteld aan het brondocument. Deze vragen richten zich dan vooral op de ‘omvang’ van het brondocument. Zo maken bijlagen integraal onderdeel uit van het besluit, tenzij dit expliciet anders in het besluit is opgenomen. Het kan bij sommige beperkingsbesluiten bijvoorbeeld gebruikelijk zijn dat ook onderzoeksrapporten worden meegenomen in de bijlage. Het verzamelen van de documenten heeft op diverse manieren impact op de gemeentelijke organisatie, vooral gemeenten waar ze sterk leunen op een papieren register. Uit gesprekken die de VNG heeft gevoerd met gemeenten, kwam naar voren dat de eenvoud waarmee documenten gevonden kunnen worden en beschikbaar worden gesteld, nogal kan verschillen. Dit komt deels vanwege het feit dat documenten moeten worden gescand en deels omdat er mogelijk meerdere documenten per beperking zijn. Voor het verzamelen van brondocumenten is het noodzakelijk een plan van aanpak op te stellen, waarin over de randvoorwaarden wordt nagedacht (welk detailniveau en welk volledigheidsniveau).

 

Beschikbaar maken van brondocumenten

Wanneer alle relevante brondocumenten zijn verzameld, dienen deze beschikbaar gesteld te worden aan het Kadaster. Hierin voorziet men in de definitiestudie Beter Kenbaar de volgende activiteiten;

  • • Scannen brondocumenten (indien geen digitaal register)
  • • Weglakken privacygevoelige informatie (AVG)
  • • Testen overdracht documenten
  • • Overdracht documenten aan de BRK (in depot)

Documenten die fysiek aanwezig zijn dienen gescand te worden, zodat ze digitaal beschikbaar zijn. Daarna moet men een keuze maken of en hoe, uit het oogpunt van de bescherming en privacy van persoonsgegevens, de brondocumenten geanonimiseerd dienen te worden volgens de AVG. Gemeenten hebben in gesprekken met de VNG aangegeven dat handvatten en een handreiking hoe om te gaan met het privacyvraagstuk grote meerwaarde kan hebben, zodat wordt voorkomen dat alle gemeenten zelf het wiel moeten uitvinden. Men is dan ook van plan om met een aantal ‘voorlopergemeenten’, andere bevoegde gezagsorganen en het Kadaster een pilot uit te voeren met betrekking tot de praktische uitwerking van de aanbevelingen op het gebied van privacy. Als bekend is wat er gedaan moet worden met betrekking tot het weglakken van privacygevoelige informatie, dan moet er voor gezorgd worden dat de brondocumenten op de juiste manier terechtkomen bij de medewerker die verantwoordelijk is voor het anonimiseren.

Op het moment van schrijven zitten we halverwege het transitiejaar 2020. Gaandeweg wordt het steeds duidelijker dat er bij gemeenten, provincies, waterschappen, maar ook het Kadaster nog de nodige vragen leven met betrekking tot het project Beter Kenbaar en de gevolgen hiervan. Gemeenten hebben bijvoorbeeld de nodige vragen over het detail- en volledigheidsniveau van de aan te leveren brondocumenten. Ook de vraag wat de implicaties zijn van de AVG voor het project is bij veel deelnemers nog onbekend, waardoor nog niet bekend is welke gegevens geanonimiseerd dienen te worden en welke niet. Op dit soort vragen, maar ook op andere vragen die betrekking hebben op de Wkpb, privacy en anonimiseren hebben we bij DataMask antwoorden. Door onze ervaring met betrekking tot het anonimiseringsproces en de juridische expertise die bij DataMask in huis is, kunnen wij uw organisatie bij uitstek adviseren en van een oplossing voorzien. Neem vrijblijvend contact op om erachter te komen op welke wijze DataMask u kan ondersteunen in dit transitiejaar.

Meer weten over het anonimiseren van documenten binnen uw organisatie?

Neem dan vrijblijvend contact met ons op!