Anonimiseren Waterschap Hunze & Aa's

Ad-hoc anonimiseren bij Hunze & Aa's

Het komt regelmatig voor dat er een omvangrijk dossier moet worden geanonimiseerd terwijl sprake is van tijdsdruk, bijvoorbeeld in het kader van een Wob-verzoek. Dit was ook het geval bij een Waterschap uit het noorden van ons land, daags voor de kerstvakantie. Het Waterschap benaderde DataMask waarna het Waterschap in staat is gesteld, met de cloud-variant van DataMask, om het omvangrijke dossier binnen afzienbare tijd te ontdoen van de data die niet geopenbaard mocht worden.

Ouderwets anonimiseren

Bij de conventionele wijze van anonimiseren is het proces bijzonder tijdrovend:

• Dossier stukken moeten bij elkaar gezocht worden en geprint;
• Dossier stukken moeten bladzijde voor bladzijde worden doorgenomen met bijvoorbeeld de permanent marker in de hand worden weggelakt;
• De geanonimiseerde stukken moeten vervolgens weer 1-voor-1 worden gescand en,
• Voor publicatie nog gecontroleerd op bijvoorbeeld foutieve of ontbrekende scans.

Naast inefficiëntie en kostbaarheid kan dit proces gemakkelijk, zeker bij een grote hoeveelheid van documenten of bladzijdes, leiden tot fouten. Het is nu eenmaal werk waarbij de aandacht snel verslapt terwijl de accuratesse 100% moet zijn.

Het Waterschap heeft recent voor de anomiseringsoplossing van DataMask gekozen inclusief de Doclogic-koppeling met JOIN, zodat wij op efficiënte wijze invulling kunnen geven aan het anonimiseren van bestanden. Denk hierbij aan een WOB-verzoek dat adequaat afgehandeld dient te worden binnen de gestelde termijn. Met deze oplossing zijn wij in staat om te voldoen aan wet- en regelgeving omtrent Wet Open Overheid (WOO) en ook recht doen aan AVG-regelgeving.
Henriette Everts, Adviseur Informatievoorziening | Waterschap Hunze & Aa's

Documenten anonimiseren met DataMask

Dat ouderwets anonimiseren problemen met zich mee brengt is dus wel duidelijk. Het doel van het anonimiseren blijft: onomkeerbaar ontdoen van herleidbare gegevens. Als later blijkt, bijvoorbeeld na een klacht van een betrokken burger, dat dit niet gelukt is - op pagina 77 is de naam van die ene belanghebbende tóch nog aan de aandacht van de strepende ambtenaar ontsnapt - spreken we in vakjargon over een inbreuk in verband met persoonsgegevens. Er zijn namelijk gegevens ongeoorloofd verstrekt of doorgezonden.

DataMask stapt in om het klassieke proces en de daarmee gemoeide kosten en risico’s te vermijden. DataMask kan haar software ad-hoc beschikbaar stellen, zodat u bij een piek in verzoeken of een tekort aan medewerkers, net als het Waterschap binnen de daarvoor geldende termijnen kunt voldoen aan het openbaarheidsverzoek. Door de documenten bij deze spoedklus in de DataMask omgeving te plaatsen en de software gevoelige gegevens te laten zoeken wordt veel werk ontnomen. Lees hier meer over de oplossing.

Snel aan de slag? Neem contact op!

Bij ad-hoc anonimiseren stellen wij onze software voor een korte periode beschikbaar. Een integratie met uw zaaksysteem is dan niet mogelijk. Het is wel een uitstekende manier om kennis te maken met onze software. De gebruikers feedback van het Waterschap heeft onze oplossing bovendien weer een stukje gebruiksvriendelijker gemaakt. Vanwege de positieve ervaring met de DataMask software en de snelle support heeft het Waterschap een meerjarige licentie afgenomen bij DataMask en zijn wij nu wél een “knop” in het Document Management Systeem.