Veelgestelde vragen

Antwoorden op de meest gestelde vragen over het anonimiseren van documenten

Onderwerpen

Algemeen

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een organisatie ervoor kiest om te anonimiseren. Denk bijvoorbeeld aan de verplichting of dienst waarbij het doel is om documenten openbaar te maken aan een burger of andere organisatie, zoals bij een verzoek op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) Tegelijk met die verwerking (het delen van deze documenten) moet u als organisatie beoordelen of alle persoonsgegevens in de te openbaren documenten wel zouden mogen worden gedeeld. De AVG is namelijk van toepassing en de verordening heeft een aantal belangrijke principes bij het verwerken van persoonsgegevens, zoals dataminimalisatie. Dataminimalisatie houdt in dat u als organisatie bij een verwerking van persoonsgegeven niet meer gegevens mag verwerken dan nodig is om het doel waarvoor de verwerking wordt gedaan, te bereiken.

Het is in uw documenten veel voorkomend dat persoonsgegevens van andere dan de aanvrager in de documenten zijn ingesloten. Dat is het moment dat u moet anonimiseren. Anonimiseren betekent verwisseling van persoonsgegevens in gegevens die niet langer gebruikt kunnen worden om een natuurlijk persoon te identificeren, met als belangrijke factor dat de verwerking onomkeerbaar moet zijn.

De software van DataMask voorziet in alle eisen die worden gesteld aan anonimiseren. In het geval dat alle persoonsgegevens in een document zijn geanonimiseerd met de DataMask software, is de AVG niet langer van toepassing. Simpelweg omdat er geen persoonsgegevens meer voorkomen in het document en de verwerking 100% onomkeerbaar is geworden.
Ja, dit is mogelijk. Documenten met een grote mate van voorspelbaarheid en gegevens die als reguliere expressies gelden (zoals een BSN, IBAN, etc.) kunnen automatisch door DataMask worden geanonimiseerd. Maar omdat in documenten veel uitzonderingen plaatsvinden houden we bij DataMask de vaste procedure dat ieder document door een medewerker op zijn minst moet worden geaccordeerd.

Wat DataMask als doel stelt is om uw documenten door de software zoveel als mogelijk te anonimiseren voor uw medewerkers het document zelf gaan verwerken. Zo zorgen we samen voor een zo groot mogelijk tijdwinst zonder daarbij de nodige zorg te betrachten om ongewenste publicatie van gegevens te voorkomen. Daarbij is het van uw configuratie van de DataMask software afhankelijk of de software op voorhand anonimiseert of enkel gegevens aanreikt die voor anonimiseren in aanmerking zouden kunnen komen. Het is vervolgens altijd uw eigen medewerker die de suggesties negeert of accepteert.
De garantie die u van DataMask krijgt is dat alle geanonimiseerde gegevens 100% onomkeerbaar zijn verwerkt in het geanonimiseerde document. Het is door onze werkwijze technisch onmogelijk om nu of in de toekomst, de gegevens weer leesbaar te maken.

Of het hele document 100% anoniem is hangt af van de mate van anonimiseren die door uw medewerker is toegepast. Denk er ook aan dat het in veel gevallen niet de bedoeling is om het hele document 100% te anonimiseren, bijvoorbeeld wanneer de naam van de aanvrager zelf in het document voorkomt.

DataMask biedt uitgebreide ondersteuning bij het beoordelen welke gegevens in uw documenten conform geldende wetgeving geanonimiseerd zouden moeten worden. Onze juridische experts met brede ervaring als Functionaris voor Gegevensbescherming kan door u als DataMask gebruiker volledig worden benut.
Absoluut! We komen graag met u in contact om de mogelijkheden van onze anonimiseringsoplossing aan u te laten zien. Neem vrijblijvend contact met ons op voor het maken van een afspraak online of bij u op locatie. Veel van onze klanten organiseren een demo van onze software waarbij ook omliggende gemeenten of samenwerkende instanties worden uitgenodigd. Dit maakt onze demo’s interactiever en u kunt meteen met uw collega’s de praktijktoepassingen van de software met elkaar bespreken.
De kosten voor het anonimiseren van uw documenten of archief met DataMask hangt af van een aantal vastgestelde factoren. Zo is er een aanzienlijk verschil wanneer uw installatie lokaal of in de cloud plaatsvindt en maakt DataMask bij gemeenten onderscheid naar het aantal inwoners. Daarnaast is het aantal gebruikers van de software, het aantal sjablonen (standaard documenten die u door de software wilt laten anonimiseren op een uniforme wijze) en gewenste koppeling(en) met uw DMS of zaaksysteem van belang. Het is ook mogelijk aanvullende consultancy bij DataMask af te nemen, zodat u naargelang uw wens of behoefte gebruik kunt maken van onze technische of juridische ondersteuning.

Na een persoonlijk gesprek en het liefst na demonstratie, brengen we dit graag met u in kaart zodat wij u een passend voorstel kunnen sturen.

Software

DataMask is een flexibele oplossing dat als webbased applicatie is te benaderen. Er hoeft daarom geen aparte software op het apparaat van de gebruiker te worden geïnstalleerd.

Wij streven er vervolgens altijd naar om onderdeel te worden van uw huidige software landschap. Er is niets mooier voor ons dan dat u de mogelijkheid krijgt om vanuit uw huidige softwareomgeving te klikken op de knop: dit document anonimiseren (met DataMask). Desondanks kan het ook uw wens zijn om DataMask als losstaande software op uw omgeving te installeren, hiervoor bieden wij ook mogelijkheden die we graag met u persoonlijk willen bespreken.
Ja, die kans is erg groot. Naast de reeds bestaande koppelingen met bekende systemen is DataMask voortdurend op zoek naar nieuwe koppelingen. Gebruikt u een systeem waarmee door DataMask nog niet eerder een koppeling tot stand is gebracht dan gaan onze eigen programmeurs graag met uw leverancier om te tekentafel zodat een oplossing wordt gevonden voor het koppelen aan uw bestaande zaak- of documentmanagementsysteem.
In Nederland (Amsterdam) op een server locatie met de hoogste kwaliteit en veiligheid standaarden, zoals ISO 27001:2013 en ISO 9001:2015. De applicatie kan ook door uw eigen organisatie worden gehost. DataMask stelt voor het goed functioneren van de software eisen aan uw eigen servers.