Veelgestelde vragen
Vind antwoorden op de meest gestelde vragen over het anonimiseren van documenten. Kunt u het antwoord op uw vraag niet vinden? Neem dan contact met ons op, wij helpen u graag om uw vraag te beantwoorden.
Algemene vragen
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een organisatie ervoor kiest om te
anonimiseren. Denk bijvoorbeeld aan de verplichting of dienst waarbij het doel
is om documenten openbaar te maken aan een burger of andere organisatie, zoals
bij een verzoek op grond van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) Tegelijk met
die verwerking (het delen van deze documenten) moet u als organisatie beoordelen
of alle persoonsgegevens in de te openbaren documenten wel zouden mogen worden
gedeeld. De AVG is namelijk van toepassing en de verordening heeft een aantal
belangrijke principes bij het verwerken van persoonsgegevens, zoals
dataminimalisatie. Dataminimalisatie houdt in dat u als organisatie bij een
verwerking van persoonsgegeven niet meer gegevens mag verwerken dan nodig is om
het doel waarvoor de verwerking wordt gedaan, te bereiken.
Het is in uw documenten veel voorkomend dat persoonsgegevens van andere dan de
aanvrager in de documenten zijn ingesloten. Dat is het moment dat u moet
anonimiseren. Anonimiseren betekent verwisseling van persoonsgegevens in
gegevens die niet langer gebruikt kunnen worden om een natuurlijk persoon te
identificeren, met als belangrijke factor dat de verwerking onomkeerbaar moet
zijn.
De software van DataMask voorziet in alle eisen die worden gesteld aan
anonimiseren. In het geval dat alle persoonsgegevens in een document zijn
geanonimiseerd met de DataMask software, is de AVG niet langer van toepassing.
Simpelweg omdat er geen persoonsgegevens meer voorkomen in het document en de
verwerking 100% onomkeerbaar is geworden.
Ja, dit is mogelijk. Documenten met een grote mate van voorspelbaarheid en
gegevens die als reguliere expressies gelden (zoals een BSN, IBAN, etc.) kunnen
automatisch door DataMask worden geanonimiseerd. Maar omdat in documenten veel
uitzonderingen plaatsvinden houden we bij DataMask de vaste procedure dat ieder
document door een medewerker op zijn minst moet worden geaccordeerd.
Wat DataMask als doel stelt is om uw documenten door de software zoveel als
mogelijk te anonimiseren voor uw medewerkers het document zelf gaan verwerken.
Zo zorgen we samen voor een zo groot mogelijk tijdwinst zonder daarbij de nodige
zorg te betrachten om ongewenste publicatie van gegevens te voorkomen. Daarbij
is het van uw configuratie van de DataMask software afhankelijk of de software
op voorhand anonimiseert of enkel gegevens aanreikt die voor anonimiseren in
aanmerking zouden kunnen komen. Het is vervolgens altijd uw eigen medewerker die
de suggesties negeert of accepteert.
De garantie die u van DataMask krijgt is dat alle geanonimiseerde gegevens 100%
onomkeerbaar zijn verwerkt in het geanonimiseerde document. Het is door onze
werkwijze technisch onmogelijk om nu of in de toekomst, de gegevens weer
leesbaar te maken.
Of het hele document 100% anoniem is hangt af van de mate van anonimiseren die
door uw medewerker is toegepast. Denk er ook aan dat het in veel gevallen niet
de bedoeling is om het hele document 100% te anonimiseren, bijvoorbeeld wanneer
de naam van de aanvrager zelf in het document voorkomt.
DataMask biedt uitgebreide ondersteuning bij het beoordelen welke gegevens in uw
documenten conform geldende wetgeving geanonimiseerd zouden moeten worden. Onze
juridische experts met brede ervaring als Functionaris voor Gegevensbescherming
kan door u als DataMask gebruiker volledig worden benut.
Absoluut! We komen graag met u in contact om de mogelijkheden van onze anonimiseringsoplossing aan u te laten zien. Neem vrijblijvend contact met ons op voor het maken van een afspraak bij u op locatie. Veel van onze klanten organiseren een demo van onze software waarbij ook omliggende gemeenten of samenwerkende instanties worden uitgenodigd. Dit maakt onze demo’s interactiever en u kunt meteen met uw collega’s de praktijktoepassingen van de software met elkaar bespreken.
De kosten voor het anonimiseren van uw documenten of archief met DataMask hangt
af van een aantal vastgestelde factoren. Zo is er een aanzienlijk verschil
wanneer uw installatie lokaal of in de cloud plaatsvindt en maakt DataMask bij
gemeenten onderscheid naar het aantal inwoners. Daarnaast is het aantal
gebruikers van de software, het aantal sjablonen (standaard documenten die u
door de software wilt laten anonimiseren op een uniforme wijze) en gewenste
koppeling(en) met uw DMS of zaaksysteem van belang. Het is ook mogelijk
aanvullende consultancy bij DataMask af te nemen, zodat u naargelang uw wens of
behoefte gebruik kunt maken van onze technische of juridische ondersteuning.
Na een persoonlijk gesprek en het liefst na demonstratie, brengen we dit graag
met u in kaart zodat wij u een passend voorstel kunnen sturen.
Software
DataMask is een flexibele oplossing dat als webbased applicatie is te benaderen.
Daarvoor is verbinding met uw eigen server (in de on-premise variant) of de
DataMask server (in de cloud variant) nodig. Er hoeft daarom geen aparte
software op het apparaat van de gebruiker te worden geïnstalleerd.
Wij streven er vervolgens altijd naar om onderdeel te worden van uw huidige
software landschap. Er is niets mooier voor ons dan dat u de mogelijkheid krijgt
om vanuit uw huidige softwareomgeving te klikken op de knop: dit document
anonimiseren (met DataMask). Desondanks kan het ook uw wens zijn om DataMask als
losstaande software op uw omgeving te installeren, hiervoor bieden wij ook
mogelijkheden die we graag met u persoonlijk willen bespreken.
Ja, die kans is erg groot. Naast de reeds bestaande koppelingen met bekende systemen is DataMask voortdurend op zoek naar nieuwe koppelingen. Gebruikt u een systeem waarmee door DataMask nog niet eerder een koppeling tot stand is gebracht dan gaan onze eigen programmeurs graag met uw leverancier om te tekentafel zodat een oplossing wordt gevonden voor het koppelen aan uw bestaande zaak- of documentmanagementsysteem.
In Nederland (Amsterdam) op een server locatie met de hoogste kwaliteit en veiligheid standaarden, zoals ISO 27001:2013 en ISO 9001:2015. De applicatie kan ook door uw eigen organisatie worden gehost. DataMask stelt voor het goed functioneren van de software eisen aan uw eigen servers
